In Microsoft 365 Outlook Online of in de Outlook applicatie op een Pc of Mac kun je goed een vergadering plannen en via de ingebouwde “Planning assistent” van Outlook zien of deelnemers beschikbaar zijn.
Dit werkt prima als alle deelnemers netjes hun agenda bijhouden in Outlook en bijvoorbeeld ook privé afspraken in de werk-agenda heeft geblocked.
Wil je een datum vinden waarbij zoveel mogelijk iedereen aanwezig kan zijn dan is een systeem zoals “Datumprikker” soms handiger. Je geeft deelnemers dan een aantal alternatieve datums en elke deelnemer kan aangeven wanneer hij kan en wanneer niet.
Deze functie zit niet direct in Microsoft 365 of Outlook maar Microsoft heeft er wel een invoegtoepassing (plugin) voor gemaakt met de naam “Findtime”.
Deze invoegtoepassing kun je zelf installeren via https://findtime.microsoft.com/
Door vanuit een nieuwe Outlook afspraak Findtime te starten kun je dan enkele mogelijke data aangeven waaruit deelnemers kunnen kiezen. In de agenda zie je al de beschikbaarheid van iedere deelnemer volgens de werkagenda.
Alle deelnemers ontvangen dan een e-mail om hun beschikbaarheid voor de voorgestelde data aan te geven.
Zolang de poll loopt staan de opties als “HOLD” in je agenda totdat een definieve datum is geprikt.
De organisator houdt inzicht in het verloop van de poll en als (bijna) iedereen heeft gereageerd kan hij een datum prikken en wordt de afspraak definitief.
Ook deelnemers buiten de eigen organisatie kunnen op deze manier worden uitgenodigd.
Een mooie toevoeging aan Microsoft 365 Outlook!
