Om oude documenten over te zetten naar Microsoft 365 (OneDrive, SharePoint of Teams) is het aan te raden dit alleen met het “nieuwe” Office formaat te doen (docx) en geen oude documenten met het doc-formaat.
Microsoft Office 365 kan niet goed met de oude formaten omgaan en kan deze ook niet Online weergeven en bewerken, dan moet je alsnog gaan converteren.
Gelukkig heeft iemand een mooi PowerShell script gemaakt om “bulk” documenten te converteren van .doc naar .docx formaat. En als je dan toch bezig bent en het is voor een lange termijn archief dan is het zelfs beter de documenten om te zetten naar PDF formaat. Dan weet je tenminste zeker dat documenten over 10 jaar of meer nog gelezen kunnen worden. Gelukkig kan het script ook de omzetting naar PDF doen.
Download eerst het script van de TechNet Gallery, zie de link hieronder (let op: Microsoft gaat stoppen met de TechNet Gallery).
Om eerst te testen zet het script in een nieuwe map. Maak daarin een submap waarin je wat oude documenten plaatst met het *.doc formaat.
Open nu een PowerShell prompt en ga naar de map met het script en start dan het volgende commando:
.\Convert-WordDocument.ps1 -SourcePath “C:\DATA\Converteren” -IncludeFilter *.doc
Om de docx documenten vervolgens naar PDF om te zetten start dit commando:
.\Convert-WordDocument.ps1 -SourcePath “C:\DATA\Converteren” -IncludeFilter *.docx -TargetFormat PDF
In de plaatjes zie je de DOCX en vervolgens de PDF documenten erbij komen.
Het script werkt zelf door submappen heen, dus je kunt ook hele grote verzamelingen van documenten zo omzetten.
Heel fraai is dat de filedatum ook op de orginele datum en tijd van het document blijven staan.
Voor het converteren naar PDF is het verstandig om in Word de optie “Voldoet aan PDF/A” aan te vinken (zie plaatje 5). De PDF documenten voldoen dan maximaal aan de standaard voor lange termijn archiveren. Sla een test document eenmaal handmatig op als PDF document met deze optie “aan” dan blijft deze instelling voortaan actief in Word en werkt het ook via bovengenoemde automatische script regels.
Let wel op dat als je documenten converteert die in een OneDrive map staan en de nieuwe documenten dan direct in de OneDrive map worden gemaakt dat dan de filedatum van de geconverteerde documenten vaak op “vandaag” staat, dat is niet de bedoeling. Het advies is dan om de documenten die je wilt converteren eerst naar een lokale schijf te kopieren (zonder OneDrive Sync) en dat je daarop de conversie toepast. Daarna kunnen de geconverteerde documenten worden overgezet naar Microsoft 365 (Teams, OneDrive, SharePoint) via uploaden of sync. Zet dan alleen de nieuwe documenten over (*.docx) of (*.pdf) en niet de oude (*.doc) om dubbele documenten en verwarring te voorkomen. Verwijder eventueel de oude versies nu deze niet meer zijn.
